Mit synaptos kannst du deinen Kundenservice auf das nächste Level anheben. Erinnere deine Patienten einen Tag vorher an den Termin und vermeide somit kurzfristige Terminabsagen.

Hier erklären wir dir, wie die folgenden Punkte funktionieren und was du dabei beachten solltest.

• Erste Einrichtung
• Einstellungen SMS-Erinnerung
• Einstellungen E-Mail-Erinnerung
• Kalendertermin

Behalte dies auch im Hinterkopf, wenn du Termin zu kurz, bevor sie stattfinden hätten sollen, absagst. Die Patient:innen haben dann vielleicht die Erinnerung schon bekommen, da diese ja am Tag vor dem eigentlichen Termin rausgegangen ist.

Hinterlege zuerst deine eigene E-Mail-Adresse. So kannst du sicher sein, dass du alle E-Mails auch in deinem Postfach findest. Hier findest du alle Informationen um deine persönliche E-Mail-Adresse einzurichten.

Erste Einrichtung

In den Einstellungen unter Praxiseinstellungen kannst du die SMS- und/oder E- Mail- Versand aktivieren.

Einstellungen SMS-Erinnerung

Wenn du die SMS-Erinnerung aktiviert hast, kannst du dort noch weitere Details zur SMS-Erinnerung definieren:

Der erste Teil des Textes ist vordefiniert und beinhaltet die individuellen Termindetails. Weitere 124 Zeichen stehen dir pro Standort, falls du mehrere Standorte verwendest, zur freien Verfügung. Du kannst auch den Versandzeitpunkt der Erinnerungs-SMS wählen. Hier kannst du zwischen 07:00, 08:00 und 09:00 Uhr am Tag vor dem Termin deines Patienten auswählen.

Da es beim Empfangen der SMS zu Problemen auf Grund von ungültigen Absenderkennungen kommen kann, achte bitte hier auf die richtigen Einstellungen:

Damit alles gut funktioniert, darf die Absenderkennung aus max. 16 Ziffern oder 11 Zeichen (keine Sonderzeichen!) bestehen. Du kannst beispielsweise deinen Praxisnamen oder deine Telefonnummer verwenden.

Einstellungen E-Mail-Erinnerung

Siehe E-Mail-Benachrichtigungen.

Kalendertermin

Damit deine Patienten auch eine Erinnerung bekommen, muss eine Mobiltelefonnummer in den Stammdaten des Patienten hinterlegt sein. Wenn du dann einen Termin für diesen Patienten erfasst, wähle in der Terminerfassungsmaske unter Erinnerung, die bevorzugte Art der Terminerinnerung:

Du hast Patient:innen, die immer erinnert werden wollen und du willst aber nicht bei jedem Termin darauf achten? Dann geh in die Stammdaten des Patienten und setzte dort die bevorzugte Erinnerungsart. Für alle in Zukunft neu angelegten Termine wird dann diese Form der Erinnerung automatisch in den Kalender übernommen.

SMS-Log

Im SMS-Log siehst du, ob und wann deine SMS an deine Patienten versendet worden sind. Sollte ein Fehler bei der Zustellung oder dem Versand aufgetreten sein, erscheint dieser auch im SMS-Log. Fehler bei der Zustellung können nicht durch uns korrigiert werden, da es sich dabei immer um ein Problem seitens des Empfängers handelt (z.B. Handy des Empfängers hatte keinen Empfang oder war ausgeschalten, etc.).

Hier ist immer der zweistufige Prozess zu beachten synaptos > Versanddienstleister > Patient:innen/Kund:innen der Therapeut:innen & Co. Als passender Vergleich bietet sich hier jener mit der Postversendung an. Ein Paket wird von jemanden zur Post gebracht – die Post als Verdienstdienstleister übernimmt dieses dann und kümmert sich um den Versand bzw. die Weiterleitung an die Zielperson – schließlich erhält der/die Empfänger:in das Paket. Der/die Empfänger:in könnte allerdings gerade nicht zu Hause sein, weshalb dann eine Nachricht hinterlassen wird oder später ein weiterer Zustellversuch unternommen wird. Genauso funktioniert es mit der SMS-Zustellung bei synaptos. Da kann es eben einmal vorkommen, dass die Patient:innen ihr Handy nicht eingeschaltet haben oder Ähnliches und deshalb eine Nachricht erst später korrekt zugestellt werden kann. Von synaptos jedoch wurde sie ordnungsgemäß „aufgegeben“.

Es gibt also folgende mögliche Statusmeldungen im SMS-Log von synaptos:

• *Nachricht wurde zum Senden übergeben
• *Nachricht erfolgreich zugestellt
• *Nachricht konnte nicht zugestellt werden
• *Frist für Zustellung ist abgelaufen
• *Nachricht wurde vom Empfänger abgelehnt
• *SMS Service nicht erreichbar
• *Fehler vom Provider gemeldet, senden nicht möglich
• *Provider hat Annahme abgelehnt, bitte beim Support melden!

Diese Themen werden auch in unserem Webinar zum Thema Kalender behandelt: