Online Terminbuchung – Angestelltenmodus

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Online Terminbuchung – Angestelltenmodus

Die Online Terminbuchung kann im Einzel- oder Angestelltenmodus betrieben werden. Was ist hier der Unterschied?

Einzelmodus

Der Einzelmodus ist unsere Standard Einstellung – auch für Gruppen. Wenn du also in den Einstellungen -> Kalender -> Online Terminbuchung die Terminbuchung aktivierst, bist du immer im Einzelmodus.

Im Einzelmodus kann nur der Administrator mit seinen Leistungen online gebucht werden. Alle Details zur Konfiguration findest du hier.

Angestelltenmodus

Wenn du aber nicht nur selbst in der online Terminbuchung aufscheinen möchtest, sondern die Leistungen deiner Angestellten ebenfalls online buchbar sein sollen, dann musst du in den Angestelltenmodus wechseln.

Der Angestelltenmodus lässt sich vom Administrator der Gruppe ganz einfach unter Einstellungen -> Gruppenpraxis -> Online Terminbuchung Gruppenpraxis aktivieren. Wenn du diesen Schieberegler aktivierst, bekommst du neue Optionen bei der Konfiguration für deine Angestellten.

Tipp

Bitte beachte, dass du die Konfiguration als Gruppenadministrator durchführen musst!

Um einen Angestellten online buchbar zu machen musst du folgende Schritte ausführen:

  1. Angestelltenmodus aktivieren

    Zunächst musst du den Gruppenmodus unter Einstellungen -> Gruppenpraxis -> Online Terminbuchung Gruppenpraxis aktivieren.

  2. Leistungsgruppen definieren

    Wenn du in deiner Gruppenpraxis verschiedene Leistungen anbietest, aber nicht jeder Angestellte alle Behandlungen durchführen kann, dann wird die restliche Konfiguration einfacher, wenn du zunächst deine Leistungsgruppen definierst. Wie das geht kannst du hier nachlesen.
    Die Definition von Leistungsgruppen ist aber nicht zwingend notwendig und kann übersprungen werden.

  3. Arbeitszeiten für Angestellte erfassen

    Für die online Terminbuchung ist es essentiell zu wissen, wann jemand verfügbar ist. Daher muss jeder Angestellte in der persönlichen Konfiguration seine / ihre Arbeitszeiten unter Einstellungen -> Kalender -> Arbeitszeiten festgelegt haben. Sonst können keine Leistungen gebucht werden. Diese Arbeitszeiten müssen auch für die Online Terminbuchung freigegeben sein.

  4. Angestellten für Online Buchung freischalten

    Wenn du den Gruppenmodus aktiviert hast, wirst du unter Einstellungen -> Gruppenpraxis -> Angestelltenverwaltung für jede Benutzer:in eine neue Option „Online Terminbuchung“ finden.
    Nur wenn diese Option gesetzt ist, kann ein Angestellter für die online Terminbuchung konfiguriert werden. Nach der Aktivierung bekommst du die Möglichkeit pro Angestelltem folgende Informationen zu hinterlegen:

    Praxisstandort
    Wo arbeitet ein Angestellter? Wenn du mehrere Praxisstandorte hast, musst du definieren an welchem Standort ein Angestellter Leistungen erbringen kann.

    Leistungsgruppen
    Welche Leistungen kann ein Angestellter anbieten? Wenn du Leistungsgruppen definiert hast, kannst du diese direkt einem Angestellten zuordnen. So kann man für Angestellte automatisch alle Leistungen, die der Leistungsgruppe zugeordnet sind, buchen.

    Leistungen einzeln zuordnen. Natürlich hast du auch die Möglichkeit jede Leistung einem Angestellten direkt zuzuordnen.
    Das ist optional, wenn du schon eine Leistungsgruppe zugeordnet hast.
    Du kannst Einzelleistungen aber auch zusätzlich zu den Leistungsgruppen hinzufügen.

    Arbeitszeiten
    Du bekommst automatisch die Information aus der Angestellten – Konfiguration der Arbeitszeiten angezeigt. Prüfe noch mal, ob die für die online Buchung freigeschalteten Arbeitszeiten auch stimmen.

  5. Leistungen des Admins einrichten

    Wenn du als Administrator ebenfalls als Therapeut arbeitest, und deine Leistungen online buchbar sein sollen, dann kannst du unter in der eigentlichen Konfiguration des online Terminkalenders unter Einstellungen -> Kalender -> Online Terminbuchung auch deine buchbaren Leistungen definieren.

Alle Infos, was du bei der Online Terminbuchung noch einstellen kannst findest du hier – für dich wird es dort ab Schritt 4 interessant.

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