In unserem Hilfe-Center findest du Infos zu allen Einstellungen und Funktionen.
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Registrierkasse (AT)
Allgemeines
Du kannst mit synaptos ab dem Einsteiger Paket jederzeit Barbelege erstellen. Wenn du jedoch eine bestimmte Umsatzgrenze erreicht hast, musst du mit der integrierten Registrierkasse arbeiten. Das Erstellen der Barbelege funktioniert danach wie gewohnt weiter, lediglich ein QR-Code befindet sich dann rechts oben am Barbeleg im A4 Format oder am Ende deines Bons.
Zu Barumsätzen zählen auch Bankomat und Kreditkartenzahlungen. Ab einem Jahresumsatz in Bar von 7.500 Euro und einem Gesamtumsatz von 15.000 Euro (Stand: März 2021) gilt in Österreich Registrierkassenpflicht.
Aktivierung
Um deine Registrierkasse zu aktivieren halte deine 9-stellige Steuernummer und deine E-Mail-Adresse bereit und gehe in die Einstellungen > Abrechnung. Hier kannst du die Funktion Registrierkasse mit dem Schalter rechts aktivieren.
Es handelt sich immer um eine neue Registrierkasse, wenn du bereits eine Registrierkasse hast, kann diese nicht in synaptos übernommen werden und sollte zuvor in deinem FinanzOnline stillgelegt werden.
Bestätige, dass es sich um deine korrekte Steuernummer handelt und schon hast du die Aktivierung beauftragt. Wir besorgen dir nun ein Zertifikat und richten auf deinem synaptos Account deine persönliche Registrierkasse ein. Dies dauert 1-2 Werktage. Nach der Einrichtung erhälst du per E-Mail Bescheid.
Solltest du versehentlich eine falsche Steuernummer angegeben haben und wir müssen erneut ein Zertifikat bestellen und die Registrierkasse einrichten, müssen wir dir die zusätzlichen Kosten und den Aufwand in Rechnung stellen, daher bitte lieber zweimal kontrollieren.
In Betrieb nehmen
Sobald du von uns die Nachricht erhalten hast, dass deine Registrierkasse nun eingerichtet ist, sind folgende Schritte zu erledigen:
In den Einstellungen > Abrechnung > Registrierkasse > Reiter Finanzamtsmeldung findest du nun alle Details, mit denen du deine neue Registrierkasse in FinanzOnline anmelden kannst.
Achtung! Die Anmeldung erfolgt in zwei Bereichen. Einerseits ist die Signaturerstellungseinheit und andererseits auch die Registrierkasse in FinanzOnline anzulegen. Wenn du die Infos deinem Steuerberater gibst, kann dieser die Anmeldung durchführen.
Der erste Beleg einer Registrierkasse nennt sich Startbeleg. Diesen musst du zu Beginn erstellen. Gehe dazu unter Einstellungen > Registrierkasse > Reiter Administrative Belege. Die Belegart Startbeleg ist vorausgewählt, klicke also auf den Button und erstelle den Startbeleg. Es handelt sich um einen Beleg mit 0 Euro Umsatz und ab diesem wird dein Gesamtbarumsatz innerhalb der Registrierkassenfunktion gezählt.
Jetzt ist noch der Startbeleg zu prüfen, dies ist innerhalb der nächsten 7 Tage nach Erstellung des Startbelegs zu erledigen. Den Startbeleg findest du auch nach der Erstellung jederzeit unter Finanzen > Barbelege in dem Zeitraum, in dem du ihn erstellt hast. Für die Prüfung stellt das Finanzamt die Belegcheck App zur Verfügung. Diese findest du im App Store deines mobilen Endgerätes. Um die App mit deinem Steueraccount zu verknüpfen musst du den Authentifizierungscode angeben, den du in FinanzOnline findest. Für die Prüfung deines Startbeleges, scanne den QR-Code und die App sagt dir, ob alles in Ordnung ist.
Wichtig: den Startbeleg kannst du erst überprüfen, wenn du die Signaturerstellungseinheit sowie die Registrierkasse in deinem FinanzOnline hinzugefügt hast.
Beachte: Lass die Belegcheck App auf deinem mobilen Endgerät installiert, denn du benötigst sie wieder um jährlich deinen Jahresbeleg zu prüfen!
Wenn du bereits eine Registrierkasse in Verwendung hattest, die du jetzt nicht mehr benötigst, melde diese beim Finanzamt ab.
Arbeiten mit Registrierkasse
Jahresbeleg, Monatsbeleg
Du kannst weiterhin wie gewohnt deine Barbelege erstellen, diese verfügen nun über einen QR-Code, der die gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte abbildet.
Eine Registrierkasse muss jeden Monat mit einem so genannten Monatsbeleg abschließen. Diesen erzeugt das System automatisch mit dem ersten Beleg des Folgemonats, das kann auch ein Nullbeleg sein, den du erstellst. Du findest diese Monatsbelege dann immer unter Finanzen > Barbelege des jeweiligen Monats.
Der Monatsbeleg des Dezembers entspricht dem Jahresbeleg. Auch dieser wird automatisch mit dem ersten Beleg im neuen Jahr erstellt, und wird dir als letzter Beleg des Jahres in der Belegübersicht angezeigt.
Wenn du den Jahresbeleg selbst erstellen möchtest, öffne bitte Einstellungen > Registrierkasse und wähle dann Jahresbeleg aus.
Wichtig: der Jahresbeleg ist mir der Belegcheck App zu prüfen, dies gilt als Meldung an das Finanzamt. Das macht auch dein Steuerberater gerne, wenn du ihm den Jahresbeleg übermittelst.
Hier findest du auch noch weitere Infos zum Jahresbeleg bei der WKO.
Datenerfassungsprotokoll
Eine weitere inkludierte Funktion einer gesetzlichen Registrierkasse ist das so genannte Datenerfassungsprotokoll, kurz DEP. Dieses führt synaptos voll automatisch mit und ist im Falle einer Finanzprüfung vorzulegen. In den Einstellungen > Abrechnung > Registrierkasse > Reiter Erfassungsprotokoll kannst du dieses Monat für Monat ganz einfach herunterladen.
Und ja, all deine Daten werden doppelt und öfter gesichert, damit auch nichts verloren gehen kann. Bei uns bist du sicher!
Häufig gestellte Fragen
Du hast im aktuell laufenden Jahr schon einen Barbeleg erstellt? Nein, dann kannst du einen Nullbeleg erstellen. Sobald dies erfolgt ist, findest du den Jahresbeleg im letzten Monat, in dem auch Belege existieren, des Vorjahres. Der Jahresbeleg ist wichtig, denn dieser ist zu melden, was der Prüfung via Belegcheck App entspricht.
Überprüfe bitte nochmal in FinanzOnline, ob do sowohl die Registrierkasse, als auch die Signaturerstellungseinheit eingerichtet hast. Kontrolliere auch die vielen Codes nach versehentlichen Zahlendrehern und sonstigen Hoppalas.
Der Monatsbeleg wird von synaptos automatisch mit dem ersten Beleg des Folgemonats erstellt. Du findest ihn bei der Übersicht Finanzen > Barbelege.
Es ist gesetzlich nicht vorgesehen die Registrierkasse zu übertragen, wenn du also die Regstrierkassenfunktion in synaptos verwenden willst, musst du eine neue Registrierkasse bei uns einrichten. Die Verwendung einer externen Registrierkasse in Kombination mit synaptos können wir nicht empfehlen, da unsere nahtlos integriert ist und dir so die Arbeit erleichtert.