Kalender synchronisieren

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Kalender synchronisieren

Wenn du deine Termine immer bei dir haben möchtest, gibt es die Möglichkeit den Kalender auf allen deinen Endgeräten zu synchronisieren.

Hier erklären wir dir, wie du das bei:

  • iOS Tablets und iPhones
  • Android Geräten
  • – MacBooks
  • – Windows mit Outlook Kalender

ganz einfach machen kannst.

Außerdem hast du die Möglichkeit die Termine anonymisiert (pseudonymisiert) zu synchronisieren, damit die Namen deiner Patienten nicht auf einem externen Gerät gespeichert werden.

Um den smartTherapy-Kalender mit einem externen Kalender zu synchronisieren, benötigst du die Authentifizierungs- URLs, welche du in smartTherapy unter Einstellungen > Kalender > Kalendersynchronisation findest.

Anonymisierung

Wenn du in deinem externen Kalender die Namen der Patienten nicht im Klartext anzeigen möchtest, wähle unter den Einstellungen die Option „Psyeudonymisiert synchronisieren“. Und zwar BEVOR du die Synchronisierung im jeweiligen Kalender einrichtest.

Es werden dann jeweils die beiden ersten Buchstaben des Vornamens und des Nachnamens plus die Patienten ID im externen Kalender angezeigt.

Was und in welche Richtung wird synchronisiert?

Wir synchronisieren die Termine mit den Namen der Patienten, dem Standort und dem Betreff des Termins mit externen Kalendern.

Auch die Telefonnummer kann übermittelt werden, wenn du diese als Information im Termin benötigst und hinterlegst.

Kann ich Termine im externen Kalender ändern?

Ja das kannst du!

Die Synchronisierung ist grundsätzlich in beide Richtungen, das heißt, egal ob du einen Termin bei smartTherapy oder im externen Kalender erstellst, änderst oder löschst, die Informationen werden immer am gleichen Stand gehalten.

Abhängig vom Kalender in den du synchronisierst, gibt es dort evtl. die Option das aber einzuschränken!

iOS Tablets und iPhones

Öffne die Einstellungen und wähle auf der linken Seite Passwörter & Accounts aus. Tippe auf Account hinzufügen > Andere > CalDAV-Account hinzufügen. Gib jetzt bei Server die Authentifizierungs- URL, welche du in smartTherapy unter Einstellungen > Kalender > Kalendersynchronisation findest, ein. Verwende als Benutzername und Passwort deine smartTherapy- Anmeldedaten. Klicke anschließend auf Weiter. Dein lokaler Kalender ist nun mit deinem smartTherapy- Kalender verbunden.

Um den Kalender nun im lokalen Kalender anzuzeigen, öffne deinen Kalender, tippe unten in der Mitte auf Kalender und wähle deinen neu hinzugefügten Kalender aus.

Tipp: In den Einstellungen deines Apple Gerätes kannst du das Abrufen des Kalenders von Automatisch auf Alle 15 Minuten stellen. Damit werden deine Termine verlässlich nach spätestens 15 Minuten synchronisiert und bei Bedarf kannst du in deiner Kalender- App durch das Ziehen des Bildschirms nach unten ein sofortiges Synchronisieren starten.

Android Geräte

Lade dir im Google Play Store die App Davx5 herunter, die du zur Synchronisation deiner Kalender benötigst.

Davx5 im Store

Nach dem Herunterladen öffne die App und tippe auf das Plus-Symbol im rechten unteren Eck. Wähle Mit URL und Benutzername anmelden aus, füge als Basis- URL die Authentifizierungs- URL (in smartTherapy unter Einstellungen > Kalender > Kalendersynchronisation) ein und gib als Benutzernamen und Passwort deine smartTherapy- Anmeldedaten ein. Wichtig: hier unbedingt den Benutzernamen und NICHT die E-Mail-Adresse eingeben!

Klicke anschließend auf Anmelden, gib einen Kontonamen an und tippe auf Konto anlegen. Falls CalDav weitere Berechtigungen benötigt, erteile der App bitte diese Rechte.

Danach wähle dein neu angelegtes Konto aus und aktiviere es, indem du auf das leere Rechteck klickst. Anschließend klicke noch auf das Synchronisation Symbol. Du kannst nun mit deinem lokalen Kalender auf den smartTherapy Kalender zugreifen. Die Häufigkeit der Synchronisation kann in den Einstellungen geändert und angepasst werden.

MacBooks

Öffne deinen Kalender und gehe im Menü unter Kalender auf den Punkt Account hinzufügen. Wähle Anderer CalDAV-Account und triff folgende Einstellungen:

  • Accounttyp: Erweitert
  • Benutzername und Passwort: smartTherapy- Anmeldedaten
  • Serveradresse: Authentifizierungs-URL bis …synaptos.at – alle anderen Zeichen müssen entfernt werden
  • Serverpfad: Restliche Information aus Authentifizierungs- URL (alles nach …synaptos.at)
  • Port: 443

Anschließend klicke auf Anmelden. Dein lokaler Kalender ist nun mit deinem Synaptos-Kalender verbunden und erscheint in der linken Kalenderleiste unter dem Namen: „ST Praxis – …“.

Windows mit Outlook Kalender

Downloade das Programm Outlook CalDAV Synchronizer (Link zum Download: https://caldavsynchronizer.org/de/download/). Nach dem Herunterladen entpacke das Programm, führe das MSI-File oder die Setup.Exe aus und installiere das Programm den Anweisungen folgend. Erst danach öffne Outlook gehe auf den Kalender und klicke auf -> Ordner -> Neuer Kalender . Dann erstellst du einen neuen Ordner vom Typ Kalender, und kannst optional angeben, wo dieser Kalender bei dir im Outlook angezeigt werden soll.

In der oberen Menüleiste befindet sich dann das neue Outlook-Plugin für den „CalDav Synchronizer“, klicke bitte darauf und anschließend auf Synchronisation Profiles. In dem neu geöffneten leeren Fenster wähle das Plus-Symbol und wähle in weiterer Folge Generisches Profil aus. Gib deinem neuen Sync-Profil einen Namen und klicke auf Outlook Folder, um deinen zuvor angelegten Kalender auszuwählen.

Im nächsten Schritt kopiere die Authentifizierungs-URL Thunderbird (in smartTherapy unter Einstellungen > Kalender) in das Feld DAV-Url und ergänze sie um einen abschließenden Slash „/“.

Gib als Usernamen und Passwort deine smartTherapy-Anmeldedaten an. Klicke auf Test or discover Settings und stelle das gewünschte Synchronisationsintervall ein.

Falls du hier eine Fehlermeldung bekommst, dass die eMailadresse nicht leer sein darf, prüfe, ob durch das Testen der Verbindung evtl. der Text „null“ in das Feld eMail geschrieben wurde. Falls ja – lösche den Text einfach heraus!

Dein lokaler Kalender ist nun mit deinem smartTherapy-Kalender verbunden.

Synchronisierungs – Richtungen

Outlook bietet dir die Möglichkeit zu bestimmen, in welche Richtung die Kalenderdaten synchronisiert werden sollen. Wenn du möchtest, dass du auch im externen Kalender Termine erstellen oder ändern möchtest, dann belasse die Einstellung bei „Synchronization Mode“ bei der Default Einstellung „Outlook <- -> Server (Two-Way)“.

Wenn du die Daten am externen Kalender nur anzeigen, aber nicht ändern willst, dann wähle „Outlook <- Server (Replicate)“. Achte dabei auf die Richtung des Pfeils! Es gibt nämlich auch die andere Richtung, aber dann würden keine Änderungen mehr von SmartTherapy auf den externen Kalender gebracht werden.

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