Du kannst Dokumente mit einem Passwort verschlüsseln und dadurch sicher per E-Mail aus synaptos an Patient:innen versenden.

Konfiguration

Die Standardeinstellung für die Verschlüsselung kannst Du unter Einstellungen → Kommunikation → Emailtexte festlegen.

Im Bereich „Anhang passwortgeschützt“ definierst Du, welches Passwort standardmäßig verwendet werden soll.

Folgende Optionen stehen Dir dabei zur Verfügung:

• keine Verschlüsselung
• die letzten 4 Ziffern der Telefonnummer
• die Postleitzahl
• die Sozialsversicherungsnummer
• das Dokumentenpasswort aus den Stammdaten der Patient:innen

Zusätzlich kannst Du hier den Text individuell anpassen, der gemeinsam mit der E-Mail versandt wird und Informationen zur Passwortverschlüsselung enthält.

Außerdem gibt es die Option „Verschlüsselung der Anhänge erzwingen“.
Wenn Du diese aktivierst, ist die Passwortverschlüsselung standardmäßig im Mailversand vorausgewählt. Dadurch können Anhänge nicht mehr ohne Passwort versendet werden.

Individuelles Dokumentenpasswort

Das Dokumentenpasswort findest Du in den Stammdaten der Patient:innen.

Beim Anlegen der Stammdaten wird bereits automatisch ein Passwort von synaptos vorgeschlagen.

Du kannst dieses jedoch jederzeit durch ein individuelles Passwort ersetzen, das Du gemeinsam mit den Patient:innen festlegst.

Klicke hierfür auf das Bleistift-Symbol neben dem Dokumentenpasswort und gib das gewünschte Passwort ein. Durch „Übernehmen“ speicherst Du das Passwort in den Stammdaten ab.

Versand von Dokumenten

Wenn Du nun ein Dokument per E-Mail weitergeben möchtest, wird Dir das Passwort im E-Mail Dialog angezeigt.
Wenn gewünscht, kannst Du es hier noch anpassen oder ein anderes wählen:

Unter Einstellungen > Praxiseinstellungen > E-Mailversand wird Dir im Bereich des E-Mail Logs findest Du alle versandten E-Mails.

Sofern Du den Anhang per Passwort geschützt hast, findest Du dieses hier als Info:

In der E-Mail selbst ist diese Information nicht angegeben.
Damit kannst Du bei Nachfrage der Patient:innen schnell und einfach nachsehen, welches Passwort für die Verschlüsselung genutzt wurde.