In diesem Artikel erfährst du wie der Datenimport aus dem Altsystem funktioniert.

Folgende Punkte sind dabei zu beachten:

• Patientenstammdaten
• Registrierkasse
• Honorarnoten / Rechnungen
• Dokumentation
• Kalender

Patientenstammdaten

Wir können die Patientenstammdaten in smartTherapy einspielen und es entfällt für dich die manuelle Eingabe. Wir benötigen dafür nur eine passwortgeschützte Excel Datei für den Datenimport.

Ich habe bereits eine Registrierkasse, soll ich diese weiter nutzen?

Grundsätzlich ist es möglich, jedoch kannst du diese Registrierkasse dann nicht in synaptos direkt verwenden. Wir empfehlen daher den Umstieg auf eine Registrierkasse direkt im System. Hier findest du weitere Informationen zur integrierten Registrierkasse in smartTherapy. (Nur für Österreich!)

Registrierkasse

In den Einstellungen > Abrechnung ist die Signatureinheit zu aktivieren. Wir organisieren die digitale Signatureinheit und stellen innerhalb von 1-2 Werktagen die Daten (Kassen-ID und Signatur-ID) bereit, damit in Finanz-Online die Registrierkasse angemeldet und die alte Kasse abgemeldet werden kann.

Honorarnoten / Rechnungen

Für den Umstieg bei der Verrechnung ist ein Stichtag festzulegen. Ab diesem Tag werden zu erstellende Honorarnoten und Barbelege ausschließlich in smartTherapy erstellt. Als Stichtag empfiehlt sich der Jahreswechsel (1.1.20xx) bzw. jeweils der 1. des kommenden Monats.

Ich möchte die Nummerierung der Rechnung / Honorarnoten ändern.

So kannst du die Rechnungsnummer ändern.

Dokumentation

Was mache ich mit den noch nicht abgeschlossenen Behandlungsserien?

Das Ziel bei einem Umstieg ist, möglichst viele Behandlungsserien im Vorfeld abzuschließen und im alten Programm zu verrechnen. Dort wo es nicht möglich ist, hast du die folgenden Optionen:

1. Im alten Programm wird die Serie fertig dokumentiert und in smartTherapy verrechnet. Dazu muss in smartTherapy ein Behandlungstermin erstellt werden. Die gesamte Serie kann dann durch manuelles Hinzufügen von Verrechnungspositionen abgerechnet werden.

2. Die im alten System dokumentierten Einheiten werden vor dem Stichtag teil-abgerechnet und die zukünftigen Behandlungstermine werden in smartTherapy dokumentiert und am Ende erfolgt die zweite Teilverrechnung.

3. Alle Behandlungsserien, die erst nach dem Stichtag abgeschlossen werden können, werden entweder parallel in beiden Programmen erfasst und dokumentiert oder nur in smartTherapy.

Kann ich die Dokumentation aus meinem Altsystem übernehmen?

Grundsätzlich ja, doch das empfehlen wir nicht. Denn die Daten aus den Datenbankstrukturen des alten Programms in die Strukturen von smartTherapy zu übernehmen ist ein eigenes und kostenintensives Projekt. Jeder Softwareanbieter ist per DSGVO verpflichtet dir die Möglichkeit zur lokalen Speicherung der Altdaten zu geben und einen einfachen Zugriff darauf. Eine Kopie der Datenbank reicht aus unserer Sicht nicht aus.

Wähle die Vorgehensweise, die am besten zu dir passt. Bei Fragen wende dich gerne an uns.

Kalender

Wir empfehlen, die Terminplanung in deinem Kalender sofort umzustellen. Für die optimale Arbeit nach dem Stichtag ist es wichtig, dass die geplanten Behandlungstermine nach dem gesetzten Stichtag in smartTherapy erfasst werden.