Hinweis: Bei synaptos und in unserem Hilfe-Center beziehen wir uns bei Artikeln und Beschreibungen finanzieller Aspekte stets auf medizinische Leistungen, die erbracht werden. Diese Leistungen sind nicht umsatzsteuerpflichtig, weshalb dieser Aspekt bei unseren Erläuterungen stets mitberücksichtigt werden muss. Die Hinweise, Definitionen und Erklärungen in unserem Hilfe-Center sind also immer in diesem Kontext zu verstehen und können nicht auf jede beliebige Leistungserbringung 1:1 übertragen werden.

Begriffsdefinitionen

Rechnung	Honorarnote (österreichisches Spezifikum; in DE wird nur Rechnung benützt)	Barbeleg (synonym: Quittung, Kassabon, Kassenbeleg)
Wird vor der Bezahlung ausgestellt: Leistung wird erbracht > Rechnung erstellt > Bezahlung der Rechnung	Wird vor der Bezahlung ausgestellt: Leistung wird erbracht > Rechnung erstellt > Bezahlung der Rechnung	Wird nach der Barzahlung ausgestellt: Leistung wird erbracht > Bezahlung erfolgt > Barbeleg wird ausgestellt
Wird meist von Gewerbetreibenden ausgestellt.	Wird in der Regel speziell von Freiberufler:innen verwendet; v.a. für die Abrechnung kleinerer Nebentätigkeiten (wobei: Rechnungen und Honorarnoten sind in Österreich grundsätzlich das Gleiche)	muss seit 2016 von jedem Unternehmen bei Barzahlungen erstellt und der Kundschaft ausgehändigt werden
Formvorschriften, abhängig vom Rechnungsbetrag, müssen eingehalten werden	Formvorschriften, abhängig vom Rechnungsbetrag, müssen eingehalten werden	bestimmter Mindestinhalt vorgeschrieben
Beinhaltet Absender:in und Rechnungsempfänger:in.	Beinhaltet Absender:in und Rechnungsempfänger:in.	Beinhaltet nur Absender:in.
Kann bei der Kasse für eine Rückerstattung eingereicht werden.	Kann bei der Kasse für eine Rückerstattung eingereicht werden.	Dient nur als Beleg einer erfolgten Barzahlung und kann nicht bei der Kasse eingereicht werden.

Was muss ich bei der Erstellung der Rechnung/Honorarnote beachten?

Rechnungen/Honorarnoten werden in Österreich über eine erbrachte Leistung ausgestellt. Die Zahlung erfolgt erst im Nachhinein (siehe Tabelle oben). Die rechtliche Grundlage bildet das Umsatzsteuergesetz.

Es gibt bestimmte formale Mindestanforderungen, die eine Rechnung/Honorarnote erfüllen muss. Diese sind abhängig von der Rechnungssumme:

Rechnungen/Honorarnote bis 400 € (inkl. USt) 

• – Name und Anschrift des Ausstellers (Therapeut:in, Ärzt:in etc.)
• – Beschreibung der Leistung (Art und Umfang)
• – Ausstellungsdatum (Honorarnotendatum)
• – Tag oder Zeitraum der Leistungserbringung
• – Entgelt inkl. Umsatzsteuer
• – Fortlaufende Rechnungsnummer

Rechnungen/Honorarnoten ab 400 € (inkl. USt) benötigen zusätzlich zu den oben genannten Punkten noch:

• – Name und Anschrift des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin
• – Ausgewiesener Steuerbetrag (Umsatzsteuerbetrag muss separat aufgelistet sein)
• – UID Nummer des Leistenden (außer bei Umsatzsteuerbefreiung)

Was ist ein Barbeleg?

Ein Barbeleg, Kassenbon, Kassenbeleg oder eine Quittung sind Bezeichnungen für eine Bestätigung einer Barzahlung. Diese Begriffe werden synonym verwendet.

Ein Barbeleg wird als Bestätigung einer Barzahlung ausgestellt. Dazu zählen in Österreich Bargeld, Bankomatzahlung/EC-Karte und Kreditkartenzahlungen, in Deutschland hingegen nur die tatsächliche Zahlung mit Bargeld.

Auch Barbelege müssen Mindestanforderungen erfüllen:

• – Name des Ausstellers/der Ausstellerin (Therapeut:in, Ärzt:in)
• – Fortlaufende Belegnummer
• – Tag der Belegausstellung = Zahlungsdatum und Uhrzeit
• – Menge und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• – Betrag der Barzahlung
• – Bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag
• – Auflistung der Barzahlung auf die einzelnen Steuersätze aufgeteilt
• – QR Code = Signaturerstellungseinheit laut RKSV

Die Barbelege von synaptos entsprechen selbstverständlich den aktuellsten gesetzlichen Anforderungen. Die Ausstellung eines Barbelegs ist bei jeder Barzahlung verpflichtend.

Rechtliche Grundlagen der Belegpflicht in Österreich

Registrierkassensicherheitsverordnung: https://www.usp.gv.at/steuern-finanzen/registrierkassen.html

Erlass zur Einzelaufzeichnungspflicht: https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e2s1

Was ist die Belegpflicht: https://www.oesterreich.gv.at/lexicon/B/Seite.991673.html