Bei Barzahlung (Bargeld, Bankomat-, Kreditkarte) besteht grundsätzlich die Verpflichtung einen Barbeleg auszustellen. Barbelege können in beliebiger Betragshöhe ausgestellt werden. Der Barbeleg wird auch als Kassenbeleg, Kassenbon oder Quittung bezeichnet.

Die Art des Barbelegs kannst du in einem Auswahlfeld selbst bestimmen. Das Feld ist standardmäßig mit „Barbeleg“ vorbelegt, da dies ein normaler Beleg ist, den du in deiner täglichen Arbeit am häufigsten brauchst.

Du kannst aber auch andere Belege ausstellen:

• – Vorzeitiger Monatsbeleg
• – Vorzeitiger Jahresbeleg
• – Nullbeleg

und du kannst folgende Erstellungstypen anwenden:

• – Trainingsbeleg
• – Nacherfassung

Belegarten

Barbeleg

Das ist der normale Beleg, den du erstellst, wenn eine Rechnung erzeugt wird.

Vorzeitiger Monatsbeleg

An jedem Monatsende muss ein sogenannter Monatsbeleg erstellt werden. Der Monatsbeleg ist ein Nullbeleg, das heißt er weist den Betrag 0 € auf, wird aber mit einer Signatur in Form des QR Codes versehen. Damit ist bei einer Prüfung sichergestellt, dass regelmäßig die Funktionalität der Registrierkasse und die Kommunikation mit der Signatureinheit überprüft wird.

synaptos erstellt den Monatsbeleg für dich automatisch mit dem ersten Beleg des Folgemonats. Du musst dich also um nichts kümmern. Wenn du aber trotzdem einmal einen Monatsbeleg manuell erstellen möchtest, kannst du diesen vorzeitig erstellen.

Vorzeitiger Jahresbeleg

Gleich wie der Monatsbeleg wird der Jahresbeleg einmalig am Ende des Kalenderjahres erstellt. Der Monatsbeleg vom Dezember entspricht daher dem Jahresbeleg. Der Jahresbeleg ist also auch ein Nullbeleg der automatisch von synaptos bei der ersten Belegerstellung im neuen Jahr erzeugt wird.

Wenn du bereits weißt, dass du im laufenden Jahr keine Barzahlungen mehr haben wirst, und du diesen Beleg vorzeitig erstellen möchtest, wähle diese Option.

Nullbeleg

Ein Nullbeleg wird zur Überprüfung der Kommunikation und zur Initialisierung der Registrierkasse benötigt. Er kann jederzeit erstellt werden.

Du musst ihn erstellen, wenn die die Registrierkasse erstmalig in Betrieb nimmst.

Falls es einmal zu Störungen in der Kommunikation mit der Signatureinheit kommt, wird dich das System bitten einen Nullbeleg zu erstellen, um den Regelbetrieb wieder aufnehmen zu können.

Erstellungstypen

Unter der Auswahl der Belegarten findest du ein weiteres Menü, das im Regelfall keine Auswahl hat. Bei der Erstellung aller oben genannten Belegarten bleibt diese Auswahl leer.

Es gibt jedoch Sonderfälle, für die du hier eine Auswahl treffen kannst:

Trainingsbeleg

Testbelege kannst du erstellen, wenn du einen Belegerstellung mit einem Betrag testen möchtest, dieser Betrag aber nicht in deine Buchhaltung einfließen soll.

Testbelege werden auch mit einem Wasserzeichen „Testbeleg“ erstellt, damit es keine Verwechslung geben kann. Bitte beachte, dass das Wasserzeichen erst im fertig erstellten Beleg ersichtlich ist, und nicht in der Vorschau.

Nacherfassung

In absoluten Ausnahmefällen kann es notwendig sein Belege ggf. manuell zu erstellen. Wenn die Funktionalität der Registrierkasse dann wiederhergestellt ist, kannst du die manuell erstellten Belege nacherfassen.

Diese Option gibt es, damit wir wirklich für alle Eventualitäten gerüstet sind. Du wirst sie aber nicht benötigen.

Sieh dir unser Webinar zu diesem Thema an, wo du Schritt für Schritt durch das Thema Finanzen in synaptos geführt wirst: