Hinweis: Bei synaptos und in unserem Hilfe-Center beziehen wir uns bei Artikeln und Beschreibungen finanzieller Aspekte stets auf medizinische Leistungen, die erbracht werden. Diese Leistungen sind nicht umsatzsteuerpflichtig, weshalb dieser Aspekt bei unseren Erläuterungen stets mitberücksichtigt werden muss. Die Hinweise, Definitionen und Erklärungen in unserem Hilfe-Center sind also immer in diesem Kontext zu verstehen und können nicht auf jede beliebige Leistungserbringung 1:1 übertragen werden.

Begriffsdefinitionen

Rechnung	Honorarnote (österreichisches Spezifikum; in DE wird nur Rechnung benützt)	Barbeleg (synonym: Quittung, Kassabon, Kassenbeleg)
Wird vor der Bezahlung ausgestellt: Leistung wird erbracht > Rechnung erstellt > Bezahlung der Rechnung	Wird vor der Bezahlung ausgestellt: Leistung wird erbracht > Rechnung erstellt > Bezahlung der Rechnung	Wird nach der Barzahlung ausgestellt: Leistung wird erbracht > Bezahlung erfolgt > Barbeleg wird ausgestellt
Wird meist von Gewerbetreibenden ausgestellt.	Wird in der Regel speziell von Freiberufler:innen verwendet; v.a. für die Abrechnung kleinerer Nebentätigkeiten (wobei: Rechnungen und Honorarnoten sind in Österreich grundsätzlich das Gleiche)	muss seit 2016 von jedem Unternehmen bei Barzahlungen erstellt und der Kundschaft ausgehändigt werden
Formvorschriften, abhängig vom Rechnungsbetrag, müssen eingehalten werden	Formvorschriften, abhängig vom Rechnungsbetrag, müssen eingehalten werden	bestimmter Mindestinhalt vorgeschrieben
Beinhaltet Absender:in und Rechnungsempfänger:in.	Beinhaltet Absender:in und Rechnungsempfänger:in.	Beinhaltet nur Absender:in.
Kann bei der Kasse für eine Rückerstattung eingereicht werden.	Kann bei der Kasse für eine Rückerstattung eingereicht werden.	Dient nur als Beleg einer erfolgten Barzahlung und kann nicht bei der Kasse eingereicht werden.

Wann muss ich eine Honorarnote/Rechnung erstellen?

Wenn du Patient:innen behandelst und somit eine medizinische Leistung erbracht hast, dann erstellst du eine Honorarnote/Rechnung, die auch bei der Krankenkasse eingereicht werden kann.

Die Honorarnote/Rechnung ist aufgrund der formalen gesetzlichen Vorschriften „mehr“ als ein Barbeleg. Wenn ein:e Patient:in alle Behandlungseinheiten in bar bezahlt, reichen die erstellten Barbelege nicht für die Kostenrückerstattung aus bzw. können diese nicht bei der Krankenkasse eingereicht werden. Dazu bedarf es einer Sammelrechnung. In unserem System kannst du in diesem Fall auch eine sogenannte Bar-Honorarnote erstellen. Diese kann dann bei der Krankenkasse eingereicht werden.

Noch detaillierter kannst du die Unterschiede zwischen Rechnung/Honorarnote und Barbeleg du in diesem Artikel nachlesen. Hier beschreiben wir auch genau, welche Formvorschriften abhängig vom Rechnungsbetrag erfüllt sein müssen.

Wann muss ich einen Barbeleg ausstellen?

Wenn deine Leistung in bar bezahlt wird, musst du einen Barbeleg (auch: Quittung, Kassabon oder Kassenbeleg) ausstellen. Zur Barzahlung zählen in Österreich Bargeld, Bankomatkarte/EC Karte und Kreditkarte, in Deutschland hingegen nur die Zahlung mit Bargeld.

Beachte: Auch wenn keine Registrierkassenpflicht besteht (weil beispielsweise die Umsätze unter den relevanten Umsatzgrenzen liegen) gilt dennoch die Belegerteilungspflicht. In diesem Fall kann der Beleg z.B. händisch, mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer geschrieben werden. Du musst also auch einen Barbeleg ausstellen, wenn du keine Registrierkasse nutzt. In diesem Fall wird der Erlass zur Einzelaufzeichnungspflicht geltend: https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e2s1

Der Unterschied ist hier, dass dieser Barbeleg keinen QR- Code, also keine sogenannte Signaturerstellungseinheit, beinhaltet.