Hinweis: Die Funktion der ELDA Honorarnotenmeldung ist erst ab dem Sorglos Paket integriert, da damit viele zusätzlich notwendige Konfigurationsmaßnahmen einhergehen!

Als österreichische Wahltherapeut:in oder Wahlärzt:in hat man die Möglichkeit, die erhaltenen Honorarnoten für die Patient:innen bei deren Krankenkasse einzureichen, um eine teilweise Rückerstattung zu erhalten. Dies kann die Patient:in selbst tun oder man übernimmt als Wahltherapeut:in oder Wahlärzt:in die Einreichung. smartTherapy unterstützt die sichere digitale Übermittlung der Honorarnote an die teilnehmenden Krankenkassen über die sichere eld@ Drehscheibe.

In diesem Artikel findest du wichtige Informationen zu den Punkten:

• Vorbereitung
• Einrichtung in synaptos
• Wann kann eine Honorarnotenmeldung erfolgen?
• Übermittlung
• Was passiert nach der Übermittlung?

Vorbereitungen

Für die Teilnahme an diesem Datenaustausch sind ein paar Maßnahmen erforderlich. Du benötigst zum Start eine Vertragspartnernummer. Diese kann per Mail über wahonline@oegk.at beantragt werden.

(Ja – auch Wahltherapeuten erhalten in diesem Fall eine Vertragspartnernummer. )

Des Weiteren ist ein eld@ Online–Zugang und die Positionsnummern der angebotenen Leistungen pro Krankenkasse erforderlich.

In deinem eld@ Online Portal kannst du dir dann in der „Kundenpasswortverwaltung“ ein Passwort (für externe Systeme) erstellen lassen. Dieses Passwort benötigst du für die weitere Konfiguration.

Einrichtung in smartTherapy

1. Schritt – Aktivierung in smartTherapy

Alle Vorbereitungen getroffen? Gut, dann nichts wie los. Unter Einstellungen > Abrechnung > eld@ WAH kannst du die Funktion einfach mit dem Schieberegler aktivieren. Dazu wird deine Vertragspartnernummer benötigt.

Bitte trage auch deine Praxisadresse unter Praxiseinstellungen > Grunddaten ein. Für eine erfolgreiche Übertragung der Honorarnoten muss diese hier hinterlegt sein.

Nach der erfolgreichen Aktivierung werden die eld@ Einstellungen zugänglich. Durch die korrekte Einrichtung führt eine schrittweise Anleitung.

2. Schritt – Eld@ Konfigurationsdaten

Zunächst sind neben den bereits erfassten Grunddaten die eld@ Online Zugangsdaten zu hinterlegen.

Das sind die SERIENNUMMER – diese siehst du, wenn du im eld@ Portal angemeldet bist rechts oben.

Das Passwort hast du zuvor über die Funktion „Kundenpasswortverwaltung“ erstellt.

3. Schritt – Krankenkassen

Anschließend sind die teilnehmenden Kassen auszuwählen und die Eingabe der Positionsnummern pro Kasse und Leistung.

Und schon geht´s los!

Wann kann eine Honorarnotenmeldung erfolgen?

Einige Daten, die du üblicherweise bereits von dem:r Patient:in erfasst wurden sind zwingend erforderlich, einige Daten werden noch ergänzend hinzugefügt.

Von der Patient:in werden folgende Daten benötigt:

• – Vorname
• – Nachname
• – Sozialversicherungsnummer
• – Geburtsdatum
• – Gesundheitskasse

Von der Verordnung werden folgende Informationen benötigt:

• Foto/Scan des Überweisungsscheins (muss im Bereich Verordnung in den Behandlungsdetails hochgeladen werden)
• Ärztliche Diagnose muss im System im Punkt Verordnung erfasst werden.
• Achtung: Pro Verordnung darf nur eine Honorarnote übermittelt werden, daher empfehlen wir eine gesammelte Endabrechnung zu machen.

Übermittlung

In der Liste der Honorarnoten, können einzelne Honorarnoten für die Übermittlung gekennzeichnet werden. Dazu ist die Zustimmung der Patient:innen erforderlich. Die Zahlung der Honorarnote muss für die Übermittlung bestätigt werden. Daher kann die Übermittlung von Honorarnoten mittels Überweisung erst erfolgen, wenn das Überweisungsdatum hinterlegt ist.

Sobald unter der Honorarnotennummer dieses Symbol und die Protokollnummer der Übermittlung aufscheinen, hat alles geklappt:

Wenn Daten fehlen oder bei sonstigen Problemen erscheint das eld@ Logo in rot:

Mit einem Klick auf das rote Symbol wird detailliert angezeigt, welche Daten noch ausständig sind, zB:

Bessere die Fehler einfach aus und führe die Übermittlung einfach erneut durch, indem du neben der Honorarnote auf das Aktions-Menü (…) klickst > An eld@ senden.

Was passiert nach der Übermittlung?

Nach erfolgreicher Übermittlung liegen die Daten der Krankenkasse vor. smartTherapy erhält nur die Info, ob die Übertragung erfolgreich war oder nicht. Ob und wann es zu einer Rückerstattung kommt wird nicht mehr übertragen. Sollte an den übermittelten Daten etwas nicht passen nimmt die Kasse direkt Kontakt mit dem:r Patient:in oder der Therapeut:in/Ärzt:in auf.

Was mache ich wenn etwas schief geht?

Sollte die Honorarnote nicht übermittelt werden können, erhältst du die Info direkt, was passiert ist.

Fehlen Daten? Fehlt die Verordnung? Oder ist die Honornote zu groß? Nachdem du den Fehler behoben hast, kannst du die Honorarnote einfach erneut übermitteln.

Achtung: die WAH Schnittstelle nimmt nur Dokumente (Honoranoten) an, die kleiner als 2 MB sind. Bitte prüfe, ob deine Vorlage für die Honorarnoten evtl. zu groß ist.

Sieh dir unser Webinar zu diesem Thema an, wo du Schritt für Schritt durch WAH und ELDA geführt wirst: