Leider kommt es immer wieder mal vor, dass ein Patient einen vereinbarten Termin nicht wahrnehmen kann. In deinen Geschäftsbedingungen kannst du festhalten, dass im Falle von kurzfristigen Absagen auch Ausfallskosten verrechnet werden. Natürlich steht es dir trotzdem frei fallweise zu entschieden, ob du diese auch wirklich einhebst oder nicht.

Hier findest du mehr zu den Themen:

• Absage, Ausfall und Unterbrechung
• Verschieben und Löschen

von Terminen.

Egal ob eine kurzfristige Terminabsage oder mit ausreichend Vorlaufzeit. Terminabsagen sind immer mit Aufwand verbunden. Mit synaptos hast du folgende Möglichkeiten damit umzugehen:

Absage, Ausfall und Unterbrechung

Du möchtest deine Patienten besser kennenlernen und deine „schwarzen Schafe“ besser im Blick haben? Dafür gibt es die Möglichkeit abgesagte Termine trotzdem im Kalender zu behalten.

Termin absagen und neuen vereinbaren

Um einen Termin abzusagen, öffne diesen in der Kalenderansicht und wähle die Aktion Termin absagen. Dieser Termin ist dann weiterhin ersichtlich und als abgesagt markiert. In der Kalenderansicht kannst du wählen, ob du abgesagte Termine angezeigt haben möchtest oder nicht.

Dazu setze den Haken bei abgesagte Termine anzeigen, der sich hinter dem Aktionsbutton mit den drei Punkten befindet.

Abgesagte Termine werden durchgestrichen dargestellt. In der Terminübersicht des Patienten, dem zweiten Tab der Kalenderansicht, werden abgesagte Termine immer und auch durchgestrichen dargestellt. Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass du die Termintreue jedes einzelnen besser im Blick hast und dementsprechend deine Ausfallkosten anpassen kannst.  

Ausfallstermin mit oder ohne Ausfallskosten

Sollte ein Termin zu kurzfristig abgesagt werden kannst du den Termin als Ausfallstermin dokumentieren. Dieser Termin ist dann im Behandlungsverlauf als Ausfallstermin hinterlegt. Dieser Termin kann mit einer organisatorischen Notiz ergänzt werden. Je nach Wunsch kannst du eine Leistung mit den Ausfallskosten hinterlegen und verrechnen.

Unterbrechung der Behandlung

Sagt ein Patient ab und meldet sich für längere Zeit krank,  kann in der Behandlungsansicht unter Neuer Termin eine Unterbrechung erfasst werden. Dieser erhält ein Anfangs- und Enddatum sowie eine Begründung. Unterbrechungen werden auf der Honorarnote angedruckt um der Kasse die Behandlungsverzögerung zu erklären.

Unser Tipp: Wenn der Patient gute Gründe für die Terminverschiebung hat, und sich frühzeitig meldet, markiere den Termin als abgesagt. Du hast dann immer die Information vorliegen, wie oft der Patient Termine absagt. Bei Bedarf kann man so das Stornoverhalten belegen und Ausfallkosten nachvollziehbar rechtfertigen.

Verschieben und Löschen

Du möchtest deine abgesagten Termin nicht im Kalender behalten? Dann kannst du diese Termine verschieben oder löschen.

Verschieben

Du kannst den ursprünglichen Termin einfach auf einen neuen vereinbarten Zeitpunkt verschieben. Im Kalender kannst du das via Drag & Drop erledigen oder du öffnest den Termin und gibst dort das neue Datum und Uhrzeit ein.

Löschen

Falls der Patient gar nicht mehr vor hat zu kommen, kannst du einen Termin auch löschen. Dieser Termin wird dann endgültig gelöscht und ist auch nicht wieder aufrufbar. Um einen Termin zu löschen, öffne diesen in der Kalenderansicht, klicke auf Löschen und bestätige dies.

Sieh dir zu diesem Thema unseren Kalender-Quickie an: