Online-Terminreservierung Einstellungen

Online-Terminreservierung Einstellungen

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Einstellungen zur Online-Terminreservierung

Komponentenaktivierung

In den Einstellungen unter Komponenten findest du die Komponente Online-Terminreservierung. Wenn du diese aktivierst, findest du einen eigenen Bereich in den Einstellungen, um alle ersten Schritte zu erledigen.

Damit deine Patienten die Online-Terminreservierung direkt auf deiner Website verwenden können, musst du diese zuerst einrichten. Die Einrichtung erfolgt in 5 Schritten und wird in den Einstellungen unter Online-Terminreservierung durchgeführt.

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Schritt 1: Hinzufügen von online buchbaren Leistungen

Wähle im ersten Schritt aus, welche deiner Leistungen online buchbar sein sollen. Über das Symbol „+“ wählst du die gewünschte Leistung aus deinen Stammdaten aus und gibtst die Dauer des freien Termins an.

Du möchtest eine neue Leistung hinzufügen? Dann lege diese zuerst in den Stammdaten unter Leistungen an und markiere diese als online buchbar.

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Schritt 2 (optional): Auswahl des Praxisstandortes

Der Standort wird für die Auswahl der Arbeitszeiten benötigt. Diese Auswahl ist nur erforderlich, wenn du an mehreren Standorten arbeitest. Ansonsten ist (Alle) die beste Wahl.

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Schritt 3: Auswählen der buchbaren Zeiten

Für die Auswahl der buchbaren Zeiten ist es wichtig, dass du die Arbeitszeiten hinterlegt hast. Wöchentlich wiederholende Arbeitszeiten kannst du in den Einstellungen unter Kalender eingeben. In der Kalenderansicht selbst unter dem Bereich Arbeitszeiten kannst du diese aber auch erfassen. Du kannst hier gezielt auswählen, welche Arbeitszeiten zu welchem Standort gebucht werden können. Mit dem Haken online buchbar, werden diese dann in der Online Terminreservierung angezeigt.

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Schritt 4: Deine Datenschutzbestimmungen

Das Thema Datenschutz begleitet uns immer wenn Personen ihre Daten an uns weitergeben. Im Rahmen des Datenschutzes muss nachvollziehbar sein, wofür die Daten verwendet werden. Daher musst du deine Datenschutzbestimmungen immer angeben.

Im Zuge der Reservierung muss der Patient deine Datenschutzbestimmungen akzeptieren um einen Termin zu buchen. Du kannst diese als Text, Link (wenn du z.B. die Datenschutzbestimmungen auf deiner Website angegeben hast) oder als PDF einfügen.

Hinweis

Bitte vergiss nicht, dass du auf jener Webseite, auf der du den Online-Kalender einbauen wirst, die Datenschutzerklärung (Disclaimer) mit unserer Textvorlage (befindet sich ganz unten) ergänzt. Da der Online-Kalender ein Tool von synaptos ist, muss auch diese Information deinen Kunden vorliegen.

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Schritt 5: Einstellungen zum E-Mail Versand

Wenn ein Patient einen Termin online anfragt, bekommt er eine Benachrichtigung per Mail zugeschickt. Die Bestätigung wird unmittelbar nach der Terminanfrage versendet und ist noch keine Buchungsbestätigung.

Wenn du den Termin bestätigst oder ablehnst folgt eine weitere E-Mail. Da der Mailversand automatisiert läuft, stehen dir mehrere Platzhalter zur Verfügung, die dann je nach Dateneingabe der Patienten ergänzt werden. Den E-Mail Text kannst du natürlich deinen Anforderungen anpassen.

Bevor du den Online- Terminkalender auf deiner Website einbindest, kannst du diesen in der Vorschau noch einmal überprüfen.

Um den Kalender optimal deinem Website Layout anzupassen, hast du noch die Möglichkeit das Design anzupassen. Nach erfolgreicher Überprüfung kannst du diese auf deiner Homepage einbinden oder weiter individualisieren.

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Individuelle Gestaltung

Da die grünen Farben zwar schön anzusehen sind, aber vielleicht nicht zu deiner Homepage passen, kannst du die Terminreservierung komplett individualisieren.

Du kannst die Hauptfarbe, welche für Buttons und Symbole verwendet wird und die Sekundärfarbe für Links und Effekte ändern. Zusätzlich hast du die Möglichkeit die Hintergrundfarbe zu ändern.

Du kannst auch die Schriftfarbe und die Schrift auswählen. Achte auf einen guten Kontrast zwischen Hintergrund- und Schriftfarbe.

Hier kannst du deiner Kreativität freien Lauf lassen und das Design ganz nach deinem Wunsch anpassen.

Die Online-Terminreservierung lässt sich in drei Breitengrößen darstellen.

  • Klein 576px
  • Mittel 768px
  • Groß 992px
  • Responsiv

Responsiv bedeutet, dass sich die Größe automatisch der Fenstergröße am Endgerät anpasst. Das heißt, bei Mobilgeräten verkleinert sich die Ansicht automatisch.

Sollten diese Größen nicht ausreichen, um die Terminreservierung mittels einem iFrame auf der Website (siehe nächsten Punkt) einzubinden, kannst du dort eine eigene Breite und Höhe (in Pixel) angeben. Die Komponente ist auf eine maximale Breite von 996px beschränkt.

Bei der Terminreservierung ist von deinen Patienten immer der Name, die Mailadresse und Telefonnummer anzugeben, mit dem Haken bei Angabe Kontaktadresse ermöglichen kannst du deine Patienten auch um eine Adresse bitten.

Als freie Termine gelten alle nicht belegten Zeiten in deinem Kalender. Willst du aber keine Lücken haben so wähle die Option Nur angrenzende Termine vorschlagen.

Du kannst entscheiden, ob eingehende anfragen von dir bestätigt werden müssen, oder ob du diese automatisch bestätigen lasen willst.

Wenn du zu kurzfristige Terminanfragen vermeiden willst, kannst du angeben wie viele Stunden im Voraus ein Termin frühestens angefragt werden kann. Und stelle auch ein wie weit im Voraus du maximal Anfragen erhalten willst. Das Maximum ist hier 180 Tage.

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In Website einbinden

Die Online-Terminreservierung lässt sich als iFrame oder Link einbinden. Das iFrame befindet sich im Einbettungscode. Du brauchst nur eines von beiden, je nachdem wie du den Kalender einbauen möchtest oder kannst.

Solltest du ein Baukastensystem verwenden, das keinen iFrame unterstützt, kannst du immer noch einen Link einbauen, der dann die Terminreservierung in einem neuen Tab oder Fenster öffnet.

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