In diesem Artikel erklären wir dir, wie du eine Vorauszahlung erstellen kannst.

ℹ️ Vorauszahlungen können nur als Barbelege erstellt werden! Eine Vorauszahlung mittels Überweisung zu erstellen ist nicht möglich. Wenn du eine Vorauszahlung mittels Überweisung anlegen möchtest, nutze dafür bitte die Funktion der Gutscheine.

Vorauszahlung erstellen

Um eine Vorauszahlung zu erstellen, gehe in die Behandlungsdetails eines Patienten. Über Abrechnung → Barbeleg kannst du jetzt die Leistungen im rechten Menü hinzufügen, für die du die Vorauszahlung bei diesem Patienten erstellen willst.

Wenn in der Spalte „Position“ ein Datum angeführt wird, dann rechnest du damit einen Behandlungstermin ab.
Wenn, wie in diesem Beispiel, die Position 2 kein Datum hinterlegt hat, wird eine Vorauszahlung generiert. Hier kannst du also deine Leistung, welche im Voraus bezahlt wird, so oft du möchtest hinterlegen. Benutze hierfür das +Symbol.

Anschließend kannst du den Barbelege wie gewohnt erstellen.

Vorauszahlung anwenden

Die Vorauszahlungen findest du jederzeit in den Behandlungsdetails deiner Patienten im Reiter Finanzen → Vorauszahlungen.

Wenn du den nächsten Behandlungstermin deines Patienten durchführst, und die gleiche Leistung wie auf der Vorauszahlung hinterlegst, verknüpft das System diese Leistung automatisch mit der Vorauszahlung. Es erscheint ein Pop Up, welches dich auf diesen Vorgang erneut hinweist.

⚠️ Achtung: die Leistung im Behandlungstermin muss ident mit der Leistung auf dem Barbeleg der Vorauszahlung sein, ansonsten kann das System an dieser Stelle nichts verknüpfen.

Klicke auf Übernehmen, wenn die Leistung dieses Termins mit der Vorauszahlung verknüpft und ausgeglichen werden soll. Dann erscheint dieser Termin im Verlauf deines Patienten sofort als bereits verrechnet auf.

Solltest du aus irgendeinem Grund die Vorauszahlung nicht anwenden wollen, entfernen das Häkchen und klicke auf Übernehmen. Dies ist jedoch nur so lange möglich, bis du eine endgültige Sammelrechnung erstellst.

Warum?

Vorauszahlungen in bar für eine konkrete Leistung, die du bereits erhalten hast, sollten immer aufgebraucht werden, damit alles auch seine buchhalterische Richtigkeit hat. Aus diesem Grund haben wir uns für diese logisch nachvollziehbare Lösung entschieden, bei der eine Vorauszahlung in bar für eine ganz konkrete Leistung schließlich auch bei der Dokumentation dieser Leistung sofort herangezogen wird, um eine Verknüpfung zu erstellen. Diese Kopplung sorgt für mehr Transparenz in deinen Finanzen.

Wenn du bei jedem Termin so vorgehst, wird die Vorauszahlung schrittweise aufgebraucht. Den Status der Vorauszahlung, also wie viele Leistungen noch vorausbezahlt sind, siehst du jederzeit im Reiter Finanzen in den Behandlungsdetails deiner Patienten. Die Termine, deren Leistungen durch die Vorauszahlung ausgeglichen wurden, erscheinen dann chronologisch im Abschnitt Durchgeführte Leistungen. Du siehst hier auch gleich die Zuordnung zum entsprechenden Barbeleg (Vorauszahlung).

Sammelrechnung mit Vorauszahlung erstellen

Wenn dein Patient am Ende der Behandlungsserie eine Rechnung für die Krankenkasse oder Versicherung braucht, kannst du diese ganz einfach erstellen. Gehe dazu in die Behandlungsdetails deines Patienten und erstelle die Sammelrechnung über Abrechnung → Honorarnote.

Hier werden dir alle Termine inkl. Leistungen und Verweis zum Barbeleg, über den die Leistungen bereits ausgeglichen wurden, angezeigt. Klicke dann rechts oben auf Vorschau → Erstellen und fertig ist die Sammelrechnung für deine Patienten.